ІТ-компанії «Bizico» 9 років, вона розробляє програмне забезпечення для США та Німеччини. Офіс знаходиться у Чернівцях, в ньому працює до 35 штатних працівників, ще біля 20 – віддалено.
Bizico знімали офіс на 250 квадратів, але наприкінці 2017 року потребували більшого офісу. Так і розпочалася коротка, але насичена історія ремонту та переїзду, про яку розповіла менеджер компанії Анна Грешнова.
Причини ремонту
Після Нового року команда мала збільшитись, а ми не могли її комфортно розсадити. По-друге, перед нами в офісі був фітнес-зал: зелені стіни нас не задовольняли. Тож 29 грудня я вирішила, що у старому офісі терміново (!) потрібен ремонт і новий дизайн. Кинула у Facebook клич, щоб порадили класного дизайнера.
Коли всі нарізали олів’є, дизайнер виміряв площу офісу. Він оптимізував її під кількість працівників, забезпечуючи належний комфорт, і запропонував новий дизайн. Нам все сподобалось, але ми відтягували, відчували, що не хочемо робити ремонт у цьому офісі. Я почала моніторити нові приміщення, ми навіть їздили оглядати, але не з ціллю орендувати, а з ціллю придивитися до ринку.
Випадково знайшли офіс і вдарили по руках з власником
На цю футуристичну будівлю, в якій ми зараз орендуємо другий поверх, я дивилася ще з 2015 року. Це окремий будинок зі своїм двором, місцем для літніх вечірок з мангалом та паркомісцями. Ми про такий завжди мріяли, але він раніше був нам завеликий.
Їдучи оглядати інший офіс, проїжджали повз цей, і вирішили спробувати. Зустрілись з власником і побили по руках, не розуміючи, у що ми втягуємось. А ми втягувались у ремонт за 3 місяці на 470 квадратів.
З іншого боку – ми не в Києві, тут немає стільки класних пропозицій, які можна втрачати, бо будуть нові. І шукали офіс в районі старого, тому що працівникам так зручно. Цей був саме таким.
Власна гардеробна на 17 квадратів
Офіс складається з основної зони (open spaсe), кабінетів підрозділів, трьох мітинг рум’ів, навчальної кімнати, кімнати для англійської, відпочинкової зони та ігрової кімнати, кухні та їдальні, трьох санвузлів з душем та гардеробної на 17 квадратів. Гардеробна – це виключно моя ідея, всі чоловіки мене відмовляли, але дівчата підтримали.
Ремонт за 3 місяці
До цього я не зіштовхувалась з ремонтом. Тим паче, за три місяці. Мені казали, що є 5 головних процесів:
- Демонтаж
- Електрика
- Монтаж
- Колорування стін
- Меблювання
Тому я подумала: «Пфф, це ж просто!». А виявилось непросто.
Хто такі дизайнери і як з ними говорити
Більшість креативні, у них проблеми з дедлайнами, виконанням чітких завдань. Але це нормально: не може бути людина креативна та ідеально організована.
Ми шукали дизайнерів у різних містах. Знайшли класних у Львові і Франківську. Перед зустріччю відправили їм технічне завдання на 20 сторінок, щоб відразу ґрунтовно говорити. Зустрілися з усіма і всі сподобались. Це був своєрідний провал.
Я звертала увагу на комфорт при комунікації, розуміння один одного, рівень їхніх робіт, їх стиль і нетворкінг (зв’язки з підрядниками, кількість магазинів, в яких вони мають знижки, і т.д.).
Зупинились на молодих, креативних з Франківська. У них є своє виробництво меблів, тобто вони спроектують потрібні нам столи та іншу каркасну меблі. Це позбавляє в майбутньому пошуку підрядників.
Ціни на послуги дизайнерів
Вартість послуг дизайнерів ніхто не знав. Я взагалі не орієнтувалась, це те саме, що б мене спитали, скільки коштує печінка каракатиці. Тепер знаємо: середня мінімальна ціна за м² дизайну – 10 доларів. Ще є авторський нагляд, коли дизайнер допомагає після того, як віддає проект. Його оплачують окремо.
Ми зробили велику помилку – зекономили гроші на авторському нагляді. Розуміла, що «Шеф, все пропало», бо я була локальним дизайнером: їхніми очима, міряла стіни, отвори, двері. Звісно, вони заміряли, коли приїжджали, але щодня починалась нова історія з замірами, ідеями, проектуванням… Це була нескінченна кількість питань від всіх, на які я мала знати чіткі відповіді.
Я шукала по магазинах плінтуси, коли ще не було ще документації від дизайнерів. Мене там питають: «А скільки треба внутрішніх кутів, зовнішніх, з’єднувачів і заглушок?». А я поняття не мала. Телефонувала до дизайнерів, навіть обирали колір плінтусів по телефону. І я ще не бачила, щоб плінтуси так круто підійшли до стін. Після ремонту ви більше не зможете дивитися на офіси спокійно: будете помічати те, що до цього вважали взагалі не важливим.
Як з топ-менеджера стати головним бригадиром
З дизайнерами хоч щось було зрозуміло: шукали розумних, креативних, з розумінням, яким має бути офіс ІТ – не казармою. До речі, треба звертати увагу, чи робили офіси для ІТ. Наші не робили – це затягнуло деякі процеси, але і добре, бо, можливо, наш офіс був би схожим на офіс якоїсь компанії. А так він схожий на кальянну у Франківську, яку робили дизайнери перед цим (сміється, – автр).
А яких будівельників шукати і що їх питати – поняття не мала.
Усі знайомі казали, що влітку класних будівельників знайти нереально. У мене було враження, що я шукала єдинорогів. Але відкрила ОЛХ, і з перших 6-ти людей 5-ро кажуть, що вільні. За три зустрічі побачила весь колорит, про який розповідали. І перегар, і ціни з неба, абсолютно відсутнє розуміння, що потрібно.
Будівельник, з яким я захотіла працювати, продемонстрував професійність. Каже: «От документи, от кошторис, можемо починати». Його підхід – менеджерський, організовані всі процеси. Було відчуття, що таки єдинороги існують. Але у нас ще не було планування і готового дизайну, тому ми на свій страх і ризик почали просто руйнувати стіни.
Обрати будівельників мені допомогли інтуїція і правильні запитання: як вкінці вони бачать це? Хто і як це буде робити? Як вони це вже робили? Яка команда? Гарантії? Супроводжуючі документи на роботи? Супровід після ремонту?
Дизайнери не заходять спільну мову з будівельниками
Це була прокачка «скілів» як кризового менеджера. Кожен хотів по-своєму. По проекті одне, а насправді треба робити по-іншому, бо в ході роботи з’являються нюанси. Тим паче, коли дизайнери на відстані.
Клієнт не може швидко ідеально зрозуміти всі процеси будівництва
І ще важливо – перший тиждень клієнту важко читати ті будівельні графіки. Треба мати людину, до якої дослухаєшся, яка вміє орієнтуватися у будівельній документації. Її поради для тебе мають бути раціональними та авторитетними. Бо всі приходили і говорили, що щось не так. А ще інколи можна відвідати будівельні конференції.
Під час ремонту треба призначити відповідальну людину
Вона буде очима, руками, шиєю, фінансовим директором, касиром, прорабом і т.д. Цю людину треба виділити зі своєї команди або найняти людину, якій повністю довіряєте.
У нас всі підозрювали, що цим буду займатися я, але ніхто не підозрював, що я буду займатися тільки цим. Мене ремонт повністю виніс з робочого життя. Благо, що були завдання, які я могла делегувати або призупинити.
Бюджет
Через спонтанність нашого рішення, у нас не було багато відкладених коштів. Щоб адекватно зорієнтуватися по цінах, треба говорити з трьома і більше знайомими, які закінчили ремонт.
Кожен приходить і хоче «розвести» тебе на гроші. Ти стаєш фінансовим гаманцем для оточуючих. Якщо позбавляєш себе аналітичного мислення, хтось на тобі заробить. Не бійтесь шукати іншого виробника, постачальника, і брати, де дешевше. Не шкодуйте час на пошук саме своєї команди.
Відкати та інші можливі непередбачувані ситуації
Була ситуація , що я платити за послугу людині, з якою працювали, а вона мені каже: «Ти ж записуєш гроші? На тобі 1500 грн, ти собі запиши 2 тисячі». Для мене це не властиво, і я задумалась: а як буває у інших? І як буває, коли ви довіряєте гроші тим, кому не до кінця довіряєте? Тут не про цю людину, а про системність.
З дому тапочки
Дизайнери рекомендували ламінат, а ми хотіли ковролін. І не тому, що ковролін у 5 разів дешевше, а тому що ти приходиш і взуваєш тапочки і відчуваєш домашній затишок. Коли зранку в тапочках зі своїм горнятком п’єш каву, у тебе абсолютно інший настрій на увесь день.
Санвузол
Ми віримо, що про успіх компанії говорить його санвузол.
По санвузлу можна визначити, як у компанії відносяться до людей (сміється, – автр.). У нас 3 дизайнерських санвузли з музикою. Нам було важливо зробити їх зручними – з місцем для фену, косметики, полицею для засобів. Щоб людина при потребі могла прийняти душ на роботі.
Кухня і кальян-паті на кухні
Ми дуже любимо кальян, влаштовуємо кальян-паті на кухні. Навіть поставили там не димову, а температурну протипожежну систему.
На кухні буде плито-варильна поверхня, а кількість кави-брейків і перекусів ми не контролюємо. Головне, щоб це не відображалось на результаті.
Наша мрія – зробити великий стіл, щоб їсти разом. Це об’єднує. Ще поставимо автомати з смаколиками на кухні. Але уже є безлімітна кількість печива для перекусів.
Прибирання
У графі кошторис я мала записати «прибирання підлоги» і поряд 20 тис грн. – суму, яку захотіла клінігова компанія. Може це жлобство, але це дуже дивно. Тому шукала прибиральниць через ОЛХ. Рівно перші 20 сказали, що дзвонити треба за пару тижнів, погодилась прийти 21-ша. Врешті акумулювала свою сім’ю, всіх друзів і знайомих, прибирали разом. Дякую своїй сім’ї та всім за вклад в цей ремонт.
Зонування та деталі комфорту
Було багато нюансів, які переробляли, коли вже було готово, але некомфортно. Наприклад, руйнували стіну і вставляли двері, щоб не йти до кулера через півофісу.
Або зробити розсадку, щоб мінімізувати перегляд моніторів один одного. Це не тільки про комфорт, але й відчутність контролю. Ми беремо в команду свідомих людей. Ще не вийшло на всі 100% правильно розсадити, але ми продовжуємо над цим працювати.
Робили meeting з працівниками про ремонт, дизайн і я записувала фідбек. Це допомогло. Ми аналізували, впроваджували та сперечались за багато різних деталей в середині команди, тільки тому, що жоден дизайнер не знає до кінця, що нам треба, тому що тільки команда знає, як для неї краще.
Інколи людина хоче працювати, усамітнившись. Для цього замовили розробку і виготовлення перегородок з шумоізоляцією висотою 160 см на колесищах.
Деталі комфорту – це службова лампа, яка освітлює «дорогу» тому, хто виходить і заходить останній в офіс, тим паче, це важливо в холодну пору року. Основне освітлення можна контролювати в залежності від потреби, кожен працівник зможе дозувати світло. Я з телефону вдома контролюю ситуацію освітленням в офісі.
Комфорт – це ще безшумні витяжки, правильне кондиціонування, правильно виставлена температура. Це і дозвілля, яке дозволяє “перезавантажитись”, тому в офісі є турніки, настільний футбол та фітбол.
План-переїзд – обов’язково
Вірогідності, що ми вчасно заїдемо, не було. Але ми підготували план переїзду, який допоміг максимально ефективно організувати час і роботу. Там прописали дати, основні завдання, початок/завершення в годинах, відповідальну людину, стадію виконання, додаткові руки/інвентар, додаткові завдання та коментарі.
План допоміг підтримувати здорову атмосферу, а не тривожність та хаотичність.
Але важливо скорденувати роботу. Ми слідкували за виконанням плану учотирьох: двоє в старому офісі, двоє у новому.
Все, що погано лежало, або було нам непотрібне з старого офісу, ми продавали на ОЛХ. Дуже важливо робити порядок у старому офісі завчасно, бо це також тривалий процес.
Щоб не загубити речі при переїзді, кожен мав підписаний його прізвищем «комплект»: коробки з «системником» та двома моніторами, пакети з особистими речами та окремо з проводами, а також підписаний стілець. За свій «комплект» відповідав кожен працівник, при переїзді він ставив його біля себе.
Речі перевозили вночі, щоб не стояти в заторах і не витрачати на це увесь день. Габаритні речі почали перевозити за кілька днів, щоб правильно їх тут першими розмістити.
Ще обов’язково зробити наліпки для вантажників – що виносити не треба. До речі, дешевше наймати дві бригади вантажників: одну для тяжких речей, іншу – для дрібних. Ми так і зробили.
Ми завчасно зробили «розсадку» працівників і роздали її всім. Тож в день переїзду кожен орієнтувався, де і поряд з ким його робоче місця.
У нас не сталося жодного критичного моменту, який би завадив робочому процесу. Жоден клієнт і жоден проект не постраждав при переїзді (сміється, – автр.). Ми ввечері виїхали з старого офісу і вранці спокійно почали працювати у новому. Хтось з працівників швидше прийшов на роботу, хтось швидше випив ранкову каву, щоб підключити свій ПК.
Ремонт – це як проектування сайту
Процеси ті самі, тільки на іншій платформі: дізнатися вимоги клієнта, налагодити комунікацію, підібрати команду, погодити з клієнтом роботу, почати роботу і її виконання контролю за нею, протестувати, запустити та по життєвий супровід.
Врешті зробили базу комфортного офісу. Ми не зупинилися, а тільки почали. На своєму досвіді переконалися, що можна переїжджати в офіс, який не зроблений під ключ, але треба визначити ті елементи, які критично впливають на роботу. Додаткова тумбочка в туалеті може зачекати, але правильно підібране освітлення може призупинити або зменшити швидкість роботи.
Висновки:
– домовляйтесь з дизайнерами і будівельниками перед тим, як знімати приміщення.
– розділяти дизайн і авторський нагляд. Визначити, що вам потрібною.
– у дизайнерів мають бути знайомства і вплив, щоб рекомендувати підрядників.
– на 470 квадратів виділяйте 8-12 місяців, якщо у вас багато ідей і ви хочете зробити ремонт спокійно.
– визначіть для себе послідовність процесів. Кожен процес має бути організований і у свій час.
– ТЗ має бути чітко сформоване.
– команди будівельників і дизайнерів краще, щоб працювали разом, або хоча би були знайомі до початку робіт.
– команду треба забезпечити всім необхідним. Це пришвидшить роботу.
– не працюйте з мудаками, не жалкуйте час на НЕ професійних працівників, це економить час і нерви.
– немає дрібниць, є те, що блокує вашу наступну роботу або добавляє додаткового комфорту.
– помилки будуть, але ціль – думати на 5 кроків вперед, бо контракти з дизайнерами і будівельниками закінчаться, а ви будете працювати в офісі і стикатись з цим щодня.
– клінінг і підтримка. Про господарську роботу ніхто не говорить. Коли вона виконана, її не помічають, а коли невиконана – помітно.
– переїзд – це переїзд команди, їй треба чітко і спокійно донести план. У нього механізми і інструменти продумані.
– розуміти кінцеву ціль і пояснювати людям, які біля тебе, куди ви йдете.
– ставте чіткі дедлайни всім і говоріть про них голосно. Ви клієнт і ви маєте право отримувати той офіс, який потрібен вам, а не дизайнерам чи будівельникам.
– немає помилки, яку неможливо виправити. І завжди є більше ніж 2 шляхи її виправити.
– слова «неможливо», «нереально», «не треба» і «це щось з сфери фантастики» ви будете чути частіше, ніж своє ім’я. Але ви маєте мати внутрішню впевненість, що воно вам потрібно і тоді все вийде.
